ABCRP_BGPRA
Voor een klant is het van essentieel belang dat hij het juiste adviesbureau kiest en houdt. Een PR-bureau speelt immers een cruciale rol om de organisatie te helpen haar doelstellingen te bereiken en dus een succes te worden. Vooraleer men een adviesbureau selecteert, moet men rekening houden met de volgende belangrijke punten.
Tien richtlijnen voor het zoeken naar en het selecteren van een adviesbureau en voor het beheer van de relatie
- Verzamel alle nodige achtergrondinformatie
- Denk na over de gewenste resultaten en stel op basis hiervan een schriftelijke briefing op
- Nodig maximum drie adviesbureaus uit voor een voorstel
- Geef hen voldoende tijd om op een professionele wijze op een briefing te reageren
- Verschaf achtergrondinformatie over en toelichting bij uw activiteiten en de markt
- Bevorder het proces met een financiële bijdrage die uw inzet toont
- Begrijp de rol van alle betrokkenen van beide partijen en werk een objectief evaluatiesysteem uit
- Maak de juiste commerciële afspraken voor u een keuze maakt
- Beslis en informeer alle betrokken adviesbureaus snel en in alle openheid
- Leg de belangrijkste richtlijnen vast voor de implementatie en het relatiebeheer
Gebaseerd op de gezamenlijke richtlijnen van de Britse communicatiesector (PRCA, DMA, IPA, ISBA, MCCA, AAR Group, ADForum, AAI, Agency Insight, The Haystack group).
1. Verzamel alle nodige achtergrondinformatie
- Denk na over de ondersteuning die u nodig hebt om uw doel te bereiken.
- Denk na over het type van adviesbureau dat u nodig hebt.
- Praat met collega's van andere bedrijven over hun ervaring.
- Vraag referenties van de BGPRA adviesbureaus die aan de criteria van uw briefing voldoen.
- Toets alle informatie aan uw checklist van criteria.
- Nodig maximum VIJF bureaus uit om hun referenties te presenteren
2. Denk na over de vereiste respons en stel een schriftelijke briefing in die zin op
- Stel een beknopte maar grondige schriftelijke briefing op voor de adviesbureau die u raadpleegt.
- De briefing moet de volgende punten bevatten: algemene achtergrondinformatie, specifieke informatie over de opdracht, verwachte resultaten, tijdschema, aanwijzingen voor het budget.
- De briefing moet duidelijk maken of u alleen strategische voorstellen zoekt of ook creatieve ideeën of een gedetailleerd actieplan verwacht.
- Geef vanaf het begin een expliciete aanwijzing van budget. Dit voorkomt misverstanden tijdens de onderhandelingen.
- Identificeer en verduidelijk alle criteria die u hanteert om de presentaties van de adviesbureaus te beoordelen; geef een richtlijn voor de tijd waarover de bureaus zullen beschikken.
Top
3. Nodig maximum DRIE adviesbureaus uit voor een voorstel
- Kies niet meer dan drie consultingbureaus voor de presentatie van een voorstel
- Vraag uw huidige bureau niet om een presentatie als u niet van plan bent opnieuw van zijn diensten gebruik te maken. Praat - als u dat nog niet hebt gedaan - met uw huidige bureau over de redenen waarom u het niet op de shortlist plaatst.
- Vertel de bureaus die aan de presentaties deelnemen hoeveel en welke bureaus op de shortlist staan en of het huidige bureau er deel van uitmaakt.
- Als u wenst dat de deelnemende bureaus een vertrouwelijkheidsovereenkomst tekenen, moet u dat op dit moment vragen
4. Geef hen voldoende tijd om op een professionele wijze op een briefing te reageren
- Stel een strak schema op voor het volledige selectieproces en houd u eraan.
- Geef de adviesbureaus voldoende tijd om de briefing met u te bespreken, vragen te stellen en met u kennis te maken.
- Geef de kandidaten tussen de briefing en de presentatie voldoende tijd om een voorstel uit te werken en houd er rekening mee dat - in bepaalde gevallen - het weken kan duren om een volledig voorstel te ontwikkelen.
Top
5. Verschaf achtergrondinformatie over en toelichting bij uw activiteiten en de markt
- U moet bereid zijn om op vertrouwelijke basis marktgegevens en andere relevante data te verstrekken en de medewerkers van het bureau toegang te geven tot de mensen binnen uw bedrijf met wie ze zullen samenwerken als zij worden gekozen.
- Zorg dat er altijd een welbepaald kaderlid van uw organisatie beschikbaar is om op vragen en verzoeken van de bureaus te antwoorden, zodat de respons voor iedereen consistent is.
- Hanteer voor alle kandidaten dezelfde regels.
6. Bevorder het proces met een financiële bijdrage die uw inzet toont
- Het is uw beslissing of u de ontwikkeling van het voorstel (deels) wil verlonen
- Een financiële bijdrage (die vooraf wordt aangekondigd en aan alle consultingbureaus op de shortlist wordt aangeboden) toont uw engagement en de ernst van uw bedoelingen. Ze motiveert de adviesbureaus en verzekert een professioneel proces: de bijdrage zal waarschijnlijk niet volstaan om alle kosten voor derden, personeel en bijkomende uitgaven te dekken.
Top
7. Begrijp de rol van alle betrokkenen van beide partijen en werk een objectief evaluatiesysteem uit
- Zorg dat alle personen die betrokken zijn in de besluitvorming volledig gebrieft zijn en in elk stadium aanwezig zijn.
- Breng de bureaus op de hoogte van de functietitels en rollen van de vertegenwoordigers van de klant.
- Bepaal een objectief evaluatiesysteem om elke presentatie te beoordelen.
- Zorg dat in de presentatieteams van de bureaus mensen vertegenwoordigd zijn die het werk in de praktijk zullen uitvoeren.
8. Maak de juiste commerciële afspraken voor u een keuze maakt
- Zorg dat de zakelijke kant (contracten, vergoeding, relatiebeheer) wordt besproken voor u een definitieve keuze maakt.
Top
9. Beslis en informeer alle betrokken adviesbureaus snel en in alle openheid
- Maak uw keuze zo snel mogelijk bekend, normaal uiterlijk twee weken na de laatste presentatie.
- Bepaal een procedure om alle bureaus op de hoogte te brengen van de beslissing. Zorg dat alle bureaus die een presentatie geven op dezelfde dag feedback krijgen op basis van uw checklist van criteria.
10. Leg de belangrijkste richtlijnen vast voor de implementatie en het relatiebeheer
- Wanneer u een bureau hebt gekozen, moet u ervoor zorgen dat er een contract tussen klant en bureau wordt besproken en ondertekend.
- Organiseer snel een eerste meeting, zodat beide partijen elkaar en hun respectieve werkmethode kunnen leren kennen.
- De relatie tussen klant en bureau is van essentieel belang en moet actief worden beheerd: evalueer het uitgevoerde werk en versterk de relatie door regelmatig van gedachten te wisselen.
Top